Prestation OIV – Bilan à 6 mois
Détail des actions réalisées
Le traitement archivistique, documentaire et numérisation
Les premiers mois de la prestation de services ont été un vaste chantier de découverte et de fouille d’un très gros fonds d’environ 11 000 ouvrages au final et de 40 m3 d’archives.
Les deux archivistes recrutés par SAYENS pour le projet et une stagiaire du master pro archives de l’université de Bourgogne ont dans un premier temps œuvré à la tâche de dépouillement, ouverture de l’ensemble des cartons. Ensuite, un travail de tri et de reconditionnement des ouvrages selon leurs dates (pré et post 1970), puis par pays d’origines a été mené.
En parallèle, la phase de catalogage des ouvrages a démarré (cotation sérielle, titre, mention d’édition, nom de l’éditeur, date de publication etc.).
Dans le même temps, les premiers cartons d’ouvrages sont arrivés à la MSH pour la numérisation de conservation des ouvrages (numérisation au format TIFF sans compression).
En ce qui concerne le fonds d’archives de l’OIV, lui aussi a fait l’objet d’un tri et d’un reconditionnement ainsi que d’une analyse du contenu des cartons. En effet, dans certains cas le contenu ne correspondait pas à l’intitulé inscrit sur le carton. Après plusieurs mois de travail, un plan de classement a pu être réalisé, et proposé à l’OIV qui l’a validé.
Acquisition de matériels
Dès le début du contrat des acquisitions informatiques ont été menés afin que la prestation se déroule dans les meilleures conditions possibles.
- Un ordinateur de pilotage de scanners de livres
- Trois ordinateurs de saisie pour les archivistes
Un scanner professionnel pour la numérisation non destructive d’archives : CANON DR-G2140 + l’ordinateur de pilotage
- Mise en place d’un processus d’efficacité opérationnelle
Le chef de projet SAYENS (Responsable d’affaires du domaine Humains & Sociétés) a mis en place pour cette prestation un processus d’efficacité opérationnelle. Celui-ci permet d’assurer une prestation de traitement documentaire, archivistique et de numérisation d’un fond d’archives et d’ouvrages avec des livrables de qualité optimale et une gestion de projet efficace. Pour ce faire, il a identifié les différentes actions nécessaires, l’ensemble des parties prenantes et leurs interactions, les risques majeurs associés à la prestation pour en déterminer des critères d’évaluation qualitatifs et quantitatifs. Ces derniers autorisent un suivi de projet fin.
Suivi de l’avancement
Le chef de projet MSH a quant à lui mis en œuvre des outils permettant un suivi de projet journalier. En effet, en concertation avec les collègues archivistes et technicien de numérisation travaillant sur le projet, il a été défini des phases et des tâches qui correspondent au travail quotidien. Ceux-ci ont été implémenté dans le logiciel de suivi de projet REDMINE. Ce logiciel est saisi quotidiennement par les archivistes et technicien de numérisation. Nous avons ainsi à tout instant l’état d’avancement réel. Ces tableaux de bords permettent également la réalisation des différents bilans d’étape.
En complément, des réunions de travail sont organisés régulièrement (mensuellement ou à la demande) pour faire un point sur l’avancement et les différents besoins qui émergent.
CHIFFRES CLÉS (AU 1 SEPTEMBRE 2022)
Numérisation :
Ouvrages
– 678 ouvrages numérisés, soit 186 298 fichiers
Archives
– Le sous-fonds Année Internationale de la Vigne et du Vin (AIVV) (demande prioritaire de l’OIV) correspondant à 4903 fichiers
Nombre total de fichiers produits : 191 201
Poids total des fichiers produits : 4,8 To
Traitement documentaire des ouvrages (cotation, titre, traduction du titre, mention d’édition, lieu de publication, nom de l’éditeur, date de publication etc.) :
– Ouvrages pré 1970 => catalogage de 5482 ouvrages et tirés à part
– Issus de 45 pays, 35 langues
– Ouvrages post 1970 => catalogage de 4598 ouvrages et tirés à part
Issus de 62 pays, 33 langues
Nombre total d’ouvrages catalogués : 10 080
Traitement archivistique :
– Dépouillement de l’ensemble des 25 palettes d’archives soit 40 m3
– Un plan de classement de l’ensemble des archives de l’OIV a été réalisé.
– Le fonds est décomposé en deux grandes partie :
– Organes/activités interétatiques
– Organes internes.
– Le fonds a été subdivisé en 5 niveaux.
– Le sous-fonds AIVV a été traité finement, correspond à 46 dossiers.