Prestation OIV – Bilan à 18 mois
Le choix de présenter un état d’avancement à 19 mois au lieu de 18 mois comme initialement prévu, c’est fait naturellement. Il coïncide exactement avec l’achèvement des deux grandes tâches que sont le traitement documentaire et le traitement archivistique et à la fin des contrats de travail prévus à cet effet.
TRAITEMENT DOCUMENTAIRE
• Réalisation de notices catalographiques (côte, titre, titre traduit, langue de l’ouvrage, auteur(s), auteur(s) collectif(s), ville, éditeur, année d’édition, pays d’édition, nombre pages, collection, n° collection) ;
• Saisie des notices dans deux fichiers Excel structurés ;
• Réalisation des plans de classement des ouvrages pré et post 1970 ;
• Insertion des notices dans les plans classements ;
• Identification et isolement des doublons d’ouvrages ;
• Conditionnement en cartons des ouvrages par pays.
En quelques chiffres :
• Nombre total d’ouvrages pour la période pré 1970 : 5468 ouvrages et tirés à part provenant de 45 pays ;
• Nombre total d’ouvrages pour la période post 1970 : 4753 ouvrages et tirés à part provenant de 65 pays.
Ce travail a représenté environ 1850 heures de travail. Deux archivistes documentalistes (Yann Majorczyk principalement et Camille Berthon jusqu’à fin octobre 2022) ont œuvré à ces tâches à laquelle il faut ajouter la contribution du référent scientifique de la prestation de service Olivier Jacquet pour la structuration et la validation des plans de classements.
TRAITEMENT ARCHIVISTIQUE
• Opération de déconditionnement ;
• Dépouillement, tri ;
• Répartition des archives et ouvrages ;
• Repérage et élimination des doublons d’archives ;
• Réalisation et affinage sur 18 mois d’un plan de classement des archives sur 5 niveaux ;
• Cotation des archives ;
• Reconditionnement des archives (remplacement de boîtes détériorées, des trombones rouillés par des trombones en plastique) ;
• Rangement du fonds OIV dans la cave de la MSH.
En quelques chiffres :
• Fonds finalisé => 285 grandes boîtes et 498 petites boîtes d’archives
• Fonds finalisé => 92,55 ml traités
• Fonds finalisé => 11.6 m³ traités
• 66 cartons de doublons éliminés (feuillets et documents en vrac dans les cartons) => environ 1200 Kg
L’ensemble des tâches archivistiques a demandé 1960 heures de travail
NUMÉRISATION
Avancement et projection sur le travail de numérisation d’ouvrages restant à réaliser au 31 août 2023 :
Avancement et projection sur le travail de numérisation d’archives restant à réaliser au 31 août 2023
¹ PB : petite boîte d’archives
² GB : grande boîte d’archives
En quelques chiffres :
Au 31 août 2023, 483 830 fichiers ont été numérisés dans le cadre de la prestation OIV représentant 17,5 Téra octets (To) de données.
Rémi Badian, technicien de numérisation et personnel SAYENS a réalisé cette tâche de numérisation en 2191 heures (1028 heures pour la numérisation d’ouvrages + 1204 heures pour la numérisation d’archives).